仕事をよりシンプルにする、「ファイル名のつけ方」
パソコン内のファイル名のつけ方って、超大事だと思うんですよ。
急に何言ってんだと思われますが、特に業務時間の短縮化(シンプル化)をする上で避けて通れないのが「ファイル名のつけ方」だと、僕は思います。
というのも僕の会社は異動が多く、割と頻繁に得意先の担当替えがあります。当然そのたびに引継が行われるんですけど、前任者が使っていたパソコン内のファイルを丸ごと自分のパソコンにコピーして開いた際に愕然とすることが結構な確率であります。前任者がずっと使っていたファイルなので、当の本人は中身を把握していても、後任の僕が理解不能なファイルが山ほど出てきたりします。そんな一例をご紹介します。
いやもう、つっこみどころ満載です。パッと見て何のファイルかわかりません。更に西暦と和暦がごっちゃになっているならまだしも、「昨年」っていつから見た昨年ですか…。「見積もり コピー」って…何でコピーしてそのままなんでしょうか。いや、それ以前に何の見積もりのコピーで、元のファイルと何が違うのかも理解不能です。
- よくファイルの時系列を「更新日時」で把握している人がいますが、これはよい方法では無いと思います。特にこの例のように、いつ作った何のファイルかわからないようなファイル名を付けた場合、上書きしてしまうと時系列がごっちゃごちゃになります（ちなみにこの画像のファイルは僕が適当に作った物なので、更新日時は無視してください）。
やはり、特に仕事で使うファイルは他の人でもパッと見て中身がある程度分かるようにするべきだと思います。他の人のためだけじゃなく、ファイル名のつけ方に一定の規則を設けて管理した方が、仕事もぐっとシンプルにできます。
ちなみに僕は、ファイル名のつけ方を以下のように統一しています。
冒頭に西暦の下２桁＋月日をつけ、その後にファイルの中身を完結に書きます。こうすることで、ファイル名でソートした時に自動的に日付順になり、時系列で管理できるようになります。中身がなんのファイルかわからなくならないよう、カンタンな要約をファイル名につけることで、いちいちそのファイルの中身が何なのか開いて確認する手間も省けますしね。
その規則を使って、先ほどのごちゃごちゃファイルのファイル名を整理してみたのが、下の画像です。
どうでしょう、かなり見やすくなった上にいつ作った何のファイルかがシンプルにわかるようになったと思いませんか？
普段使うファイルが少ないのであればあまり気にする必要もないかもしれませんが、特に仕事では数十〜数百個ものファイルを管理しなければならない事が少なくありません。更に引き継ぎを伴うような業務であれば、最低限ファイル名の付け方を工夫して、後任のためにもきちんとわかりやすくする必要があると思います。
もちろん引き継ぎだけでなく、自分が使う場合もこのファイル名の付け方はいろいろと便利なのでオススメです。
