Hello! Mr.Simplism

やっぱりシンプルが一番。複雑すぎる世の中をシンプルに生きるためのアイディアを綴る。

複雑すぎる世の中をシンプルに生きる、僕のアイディア

どうしても夜更かししてしまう悪循環と、その解決法について

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眠いけど、寝たくない。寝るのがもったいないと思いついつい夜更かししてしまい、翌日公開した経験を持つ人は決して少なくないと思う。かくいう僕もそんな経験をたくさんしてきた。最近は仕事が忙しく、夜更かしした翌日のダメージがとんでもないことになりがちなので極力早く寝るよう心がけている。そんな僕が夜更かしの悪循環から脱した方法(考え方)について書いてみる。ちなみに、「快眠法」とか「眠りの質を良くする食べ物」などについては一切触れるつもりはないので悪しからず。

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やることをシンプルにするためには、まずゴールを決めよう ~忙しくて仕事が回らない時こそ取るべき方法~

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仕事、家事、その他いろいろ・・・やることが多すぎて何から手を付けていいのか分からずパニックになる前に、まずは落ち着いて1つ1つゴールを設定しよう。

仕事でも家事でも、「どこまでやるか」を決めずに取り掛かると、たいていの場合はうまくいかない。誰しもそんな経験があると思う。
何かの漫画(ハンターハンターだっけ?)で読んだけど、何キロ走るかも知らされないままジョギングをさせられるのは、知らされている時よりもずっとキツい。

「あと何キロ残っているんだろう?」
「もしかしてまだ半分も来ていないのでは・・・」
「ペース配分はこれであってるんだろうか」

ただでさえキツイのにあれこれ考えてしまってペース配分もままならず、身も心もヘトヘトになってしまう。

これは仕事や家事でも同じで、「どこまでやるか」を決めるのはとても大切。まずはやるべきことができたら、僕はすぐには取り掛からずに次の順序でやるべきことを洗い出す。

  1. 仕事の依頼があった
  2. どこまでやれば完了かを考える
  3. 同時に、やらなくていい事も考える
  4. 「自分でやること」「人に頼めること」に分けてリストアップする
  5. 現時点で「人に頼めること」をさっさと依頼する
  6. リストアップした「自分ででやること」に取り掛かる
  7. 「人に頼めること」と「自分でやること」を合体させる
  8. 修正を加えて完成させる


例として、得意先から新製品のプレゼン依頼が来たとする。

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まずはゴールを設定するが、今回は得意先への新製品の提案書と見積もりを作ればいいので「見積もりとPowerPoint資料5枚を作成する」をゴールに設定する。そのためにやるべきことは、課長と価格について打ち合わせをし、それを元に見積もり書を作成する。パワポ資料には市場データや高画質の製品画像、販促物画像を載せたいが手元に無いため、関係部署にもらう必要がある。さらに当日、プレゼン時に試作品を提示したいので、工場にサンプルを依頼する必要がある。実際の製造計画については取引が決まってから考えればいい。

 

順序としては

  1. 関係部署に資料の提出依頼をして、後輩Aさんにサンプル依頼をする
  2. 課長と打ち合わせをして、価格を決定する
  3. 見積書を作成する
  4. 自分でできる範囲のパワポ資料の作成を進める
  5. 依頼した資料が来たらパワポに組み込み
  6. 修正、完成

となる。

ゴールとやることを書き出すことで「どこまでやればいいか」「なにをすれば」良いかが見えると同時に、段取りを考えることができるようになり仕事がスムーズに進む。

ゴールもやることも考えずにとりあえず仕事に取り掛かってしまうと、締切ギリギリになって「市場データが無かった!」とか「サンプル作ってもらってない!」とか「製造計画作っちゃったけど、まだ決定してないから不要じゃん!」とか、仕事の漏れや余計な作業の増加につながってしまう。常にいくつもの仕事を同時に抱えている多忙な人ほど、この作業はとても重要な意味を持つ。

これは仕事だけでなく、家事をメインにやっている人でも使える方法だと思う。

  • 「洗濯機を回している間に買い物に行く」
  • 「不在連絡票が入っていた、どうしても今日中に欲しい荷物を18時~19時に届けるよう連絡する」
  • 「家庭訪問があるので、とりあえずリビングの荷物を寝室に押し込む」

僕は家事メインではないので、ふんわりとした例しか思いつかないが、他にもいろいろあると思う。

忙しくてそんなことをしている暇がない!という人ほど、「ゴールを決める」「やることをリストアップ」「段取りを組む」という3つのステップを、まずは落ち着いて考えてみることをお勧めする。

 

仕事の9割は「段取り」で決まる!

仕事の9割は「段取り」で決まる!

 

 

 

 

ビジネスノートはこのルーズリーフ一択!場所を取らないシステムノート(ほぼ)完成

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思いついたことを書き込んだり、アイディアを練ったり、商談時にいろいろな情報を書き込んだり、僕はとにかくノートをよく使う。

そんな僕が使っているオススメのノートを紹介したいと思う。

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スマートフォンでスケジュール管理をしてみる ~紙の手帳をやめた日

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ビジネスマンにとってスケジュール管理はとても大切なこと。

 

社会人になって9年。これまでずっと使い続けてきた紙の手帳をやめてみた。
理由は以下の3つ。

 

1.持ち歩くものを減らしたかった
2.予定を素早く確認したかった
3.毎年新しい手帳に変える際の不具合が多かった。

 

東京に異動してから普段の移動が車から電車に変わり、余計に物を持つことを嫌いになったのと、移動中にスケジュールの確認が必要になった時、紙の手帳だとカバンから取り出す作業がうっとおしく思っていた。さらに、特に年末が近づくと今年と来年の2冊の手帳を持ち歩くのが非常にうっとうしかった。

年替わりはシステム手帳で対応できそうだけど、かさばる上に真ん中のリングがどうしても邪魔だったので、思い切ってスマートフォンでスケジュールを管理するようになった。

 

使っているのはAndroidスマートフォンの定番スケジュール管理アプリ、「Jorte」。

www.jorte.com


スマホ管理に切り替えてみて、最初は入力に慣れなかった。だけど使っていくうちにその便利さが分かってきた。

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何よりもまず、カバンの中から手帳が消えた。そして常に携帯しているものだから、スケジュールの確認が驚くほど便利になった。僕のJorteはGoogleカレンダーと同期しているため、スマホはもちろん、会社のパソコンでも自宅のパソコンでも予定の追加変更ができる。そしてさらに、年替わりを気にすることなく、その気になれば何十年も連続したスケジュールを格納できる。「去年の5月はいつ何をしていたっけ?」という情報も常に携帯できるので、いちいち去年の手帳をめくって確認する必要もなくなった。

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Androidはホーム画面にウィジェットを置けるので、スマホの画面をオンにするだけですぐにスケジュールを管理できてとても便利だと感じた。また、表示を月間、週間、週間バーティカル、1日など、表示形式を選べるのも大きい。

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特にスケジュールがギチギチに詰まっている週は週間バーチカル、ある程度先の予定を見ながら作業する日は月間にするなど、その日に合わせて表示形式を変えるとすごく便利だと気づいた。

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商談場所やその他のメモ情報もスケジュールの情報欄・備考欄に追記できるため、情報の管理度は紙の手帳に引けを取らない。いや、むしろいろいろな情報と連携できる分、紙の手帳よりも上かもしれない。その代わり視認性は紙の手帳には劣るというのが正直なところ。サッとページを開いて1週間の書き込みをチェックするのは、やはり紙の手帳のほうが便利。また、スマホの場合はある程度入力できることが限られているため、紙の手帳のように自由な書き込みができないというデメリットがあるのも事実。

 

そのため、全員が全員、スマホでスケジュールを管理した方が便利というわけではないと思う。ある程度、人を選ぶような気がする。自由に書き込みたい人は、やはり紙の手帳がベストだと思う。毎年お気に入りの手帳を探すのが楽しいという人もいるだろうし、どちらが優れているということではなく、人によってはスマホで管理した方が便利な場合があるので、参考になれば嬉しい。

時間のムダ&ミスが減る! 手帳&ノート術 (日経WOMAN別冊)