外出時にとっさにメモを取るための2つの便利なツール

仕事で外回り中に電話がかかってきた時、とっさにメモを取るのに便利な2つの方法を紹介します。

僕は仕事で外出することが多く、外出中も頻繁に電話がかかってきます。なかにはその場でメモを取る必要が出てきますが、外出中に咄嗟ににメモを取るというのはなかなか難しいものです。

手近なところに紙がない、手帳を鞄から取り出すのに手間取る、適当な紙にメモはしたけどそのメモ自体を無くした…などなど。

忙しければ忙しいほど、外出中に咄嗟にメモを取るのは難しく、またそのメモの管理がいかに大切か、お分かりいただけるかと思います。

今回は僕が実際に使ってみて「これは便利だ！」と思った２つのツールをご紹介します。

1-1ツイストリングノート(メモサイズ)のカスタマイズ

以前「これはノートの革命だ！」と息巻いてこのブログに紹介記事を書きました。

simplism.hatenablog.com

その時はA5サイズの物をご紹介しましたが、今回は「メモサイズ」という、ツイストリングノートの最小サイズのメモ帳です。ツイストリングノートを使うメリットについては以前の記事を読んでいただければだいたいわかるかと思います。僕はこれをメモ帳として便利に活用するために、ある工夫しています。

それは綴じるメモの枚数を減らして、その中の一枚に付箋の束を貼り付けるというものです。工夫というにはシンプルすぎる方法ですが、これが咄嗟のメモ、さらにその後のメモ管理に絶大な効果をもたらします。

1-2.省スペース&ハードカバー

ツイストリングノートはプラスチック製のカバーがついているため、ポケットの中に入れても紙がクシャクシャになりません。さらにメモサイズは名刺より一回り大きい程度なのでかさばらず、スーツのポケットに入れても邪魔になりません。これとペンをセットでスーツの内ポケットにでも入れておけば、いざという時にすぐにメモすることができます。

リヒトラブ ツイストリングノート・メモ レザーイメージ 8穴 黒 D1070-24

1-3.付箋を入れておく意味

なぜメモの枚数を減らして付箋を入れておくかというと、これはメモをした内容の管理が楽になるためです。僕はメモする際、必ず挟んでおいた付箋にメモを取ります。メモというのはたいてい小さな紙に書くため、紛失しやすいという欠点があります。

せっかくの情報をなくしてしまっては意味がないため、必ずこれを紛失しないように管理する必要があります。そのためにはどうするか？僕はメモを取った付箋を手帳に貼り付けます。付箋をメモ帳からはがして手帳に貼り付けるだけなので10秒もかかかりません。手帳に転記する必要もないうえに、付箋の接着剤のお陰で紛失する確率もグッと減ります。

その時間すらないときは、メモした付箋をはがしてハードカバーの内側に貼りつけて、後で時間が空いたときに手帳に貼り付けます。そうすることで、メモ帳を開けば常に未使用の付箋が一番上にくるため、次にメモを取るときにスムーズに書き込むことができます。

2-1.文字を書く暇すら無いときは録音だ

メモ帳に書くのも難しいシチュエーションの場合、最終手段としてスマホのボイスレコーダーを使います。僕はプライベートのAndroidスマホと会社支給のガラケーの2台持ちです。ガラケーで電話をしながらスマホのボイスレコーダーで録音して後で聞き返しています。スマホに標準でインストールされているレコーダーでもいいのですが、おすすめはEvernoteのボイスメモ機能です。

evernote.com

2-2.Evernoteのボイスメモはデキるヤツ

標準のレコーダーとは違い、Evernoteのボイスメモは音声の録音以外に文字情報などをいろいろと追加出来るというメリットがあります。録音日時が自動で保存されるのは当たり前ですが、誰からの電話で、どういう案件なのかをちょっと書き込むだけで後の管理がグッと楽になります。Evernoteのボイスメモ機能はAndroidのホーム画面上にウィジェットとして置いておけばすぐに起動できます。

2-3.ボイスメモのちょっとしたコツ

ボイスメモはあくまでも自分の声を録るためのもので、電話相手の声は録音されないため、相手の喋ったことを確認の意味も込めて復唱するということ。そうすることで間接的(？)に相手の喋ったことをボイスメモに残すことができ、さらに復唱することで相手との認識のズレがないか確認できるというメリットもあります。

自分のデスクにいるときは必ず手元に手帳やノートがあるのでメモには困りませんが、外出中となるとメモを取るにも少し工夫が必要です。今回紹介した方法で、外出中のメモとその管理がだいぶ楽になりました。もし外出中のメモ管理に苦労しているのなら、この方法を試してみてはいかがでしょうか？