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Hello! Mr.Simplism

やっぱりシンプルが一番。複雑すぎる世の中をシンプルに生きるためのアイディアを綴る。

複雑すぎる世の中をシンプルに生きる、僕のアイディア

事務処理のスピードアップのために使っている、超便利なEXCELのシンプルな小技・ショートカット集

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僕は食品メーカーの営業職として働いていますが、得意先への見積書や提案書の作成でMicrosoft EXCELを多用します。その上、おじちゃんばかりの事務所なので、なぜかパソコンの先生としての役割(貧乏くじ)が多く、営業所の利益管理表や実績集計表なんかをしょっちゅう作らされています(´Д`;ウエー

 

そんな日々のEXCEL作業の短縮化のために、僕が使っているEXCELショートカットや便利機能をご紹介します。
まずは基本中の基本から

Ctrl + C:文字列やセルのコピー
Ctrl + X:文字列やセルの切り取り
Ctrl + V:文字列やセルの貼付
Ctrl + B:文字列を太字にする
Ctrl + Z:元に戻す
Ctrl + F:文字列の検索

この辺はエクセルに限らずWindowsアプリケーションのショートカットとして基本中の基本ですね。マウスで右クリックしてコピーや貼り付けを選択するよりも素早く作業ができる上に連打が効くので、複数の離れたセルに同じ内容を貼り付けたりするのならこのショートカットを使う方が圧倒的に早いです。

いちいちCtrlキーを押すのが面倒だと思う人は、右クリックしたときに各項目の右端に(T)などのアルファベットが書かれているので、このキーを押すことでマウスを動かさなくても素早く機能を選択できます。慣れてくるとこっちの方が早かったりします。

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続いて、何行もあるデータ処理の時によく使うショートカット

コピーや切り取りをした後に右クリック⇒ S ⇒ V:数式の結果やリンクを値として貼付
セルを選択して Alt ⇒ D ⇒ F ⇒ F:選択したセルにフィルタを追加(もう一度押せばフィルタ解除)
セルを選択して右クリック ⇒ E ⇒ V:選択したセルの値で自動でフィルタをかける

数式で得られた数値を別のセルに「文字列や値」として貼り付けたい時にはこのショートカットを使います。あと、データ処理などで頻繁にフィルタ機能を使う人は、この2つを覚えておくと素早くフィルタ機能を使うことができるのでとても便利です。

続いては、僕イチオシの複数ファイルをまたぐ作業で絶大な効果を発揮するショートカットをご紹介します。

Alt + Tab:ウィンドウの切替

Altキーを押しながらTabキーを押すと、ウィンドウの切替ができます。2つのExcelファイルを行ったり来たりする作業の際、マウスを動かす必要がなくなるので猛烈に作業スピードが上がります。Altキーを押しながらTabキーを数回押すことで、切り替えるウィンドウを選択することができます。

最後に、ウィンドウを閉じたりするショートカットです。

Alt ⇒ スペース ⇒ C:ウィンドウを閉じる
Windowsキー + D:デスクトップを表示

作業が終わってウィンドウを閉じるとき、僕はこのAlt ⇒ スペース ⇒ Cをよく使います。マウスを右上の閉じるボタンまで持っていかなくても素早く閉じることができます。Windowsキー(窓のマーク)+Dは一瞬で全ウィンドウを最小化してデスクトップを表示してくれます。サボってダラダラネットを見ている時に上司が近づいてきたら素早く隠すことができます(笑)焦って2回押すと元に戻るのでご注意を!

察しのいい方はお気づきかもしれませんが、今日紹介したショートカットはすべて左手のみで操作できるものです。右手でマウスを動かしながら、データを切ったり貼ったり移動させたりする際にスピードアップが図れるものをまとめてみました。


今日紹介した以外にも左手のみを使うショートカットはたくさんあるし、両手で使うショートカットを含めるとかなりの数になります。よく雑誌などでEXCELショートカット特集などを見かけますが、全部覚える必要は皆無です。ショートカットにこだわりすぎると逆に作業が遅くなる可能性もあるので、使えるか使えないかは作業の種類によって見極めて、便利だと思ったものだけを使う用にしましょう。

 

追記:両手を使うデータ入力&ショートカット記事もよろしくお願いします

simplism.hatenablog.com

 

 

たった1日で即戦力になるExcelの教科書

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