今すぐできる！メールの返信忘れ・見逃しを防ぐシンプルな整理法
仕事でEメールを多用する人にお勧めしたい、僕のシンプルなメール整理方法です。
僕は仕事でメールでのやり取りを多用します。多い日は数十件のメールが来るので、うまく整理しないとゴッチャゴチャになり、返信し忘れたり、見逃してトラブルにつながってしまいます。
職場のパソコンがWindowsで、メールソフトはWindows Liveメールを使っている人も多いかと思います。今回はそんな人向けの記事ですが、考え方は他のメールソフトでも共通です。
返信忘れ、見逃しが起こる理由
Windows Liveメールは特に何も設定していない状態だと、受信したメールは必ず「受信フォルダ」に表示されます。未読メールは題名が太字に、開いたメールは既読として扱われるのはどのメールソフトでもだいたい共通していると思います。問題はその点です。一度でも開いたメールはたとえ読んでいなくても既読扱いになる為、その他の処理済みのメールと混ざって見分けがつきにくくなります。1通や２通なら区別がつくでしょうが、毎日大量にメールが来る人は速攻で区別不可能になります。これが返信忘れ等の一番の要因だと思います。
処理していないメールの残りが把握しにくい
上記の理由で、処理済みのメールと未処理のメールが一つのフォルダにある為、あとどれくらい未処理のメールが残っているかが非常にわかりづらくなります。この状態だとあとどれだけ仕事をすればいいかが分からなくなり、時間配分もままなりません。
処理したメールだけ、別のフォルダに移す
ここからが本題です。まず、全てのメールはいったん「受信フォルダ」にそのまま入れておきます。そして、処理が終わったメールだけ、自分が分かりやすいよう別のフォルダを作って移します。フォルダの作り方は下記の通りです。
フォルダの分け方はみなさんの使い方によって変わると思うので、あとで見返すときにわかりやすいように仕分けすればOKです。ちなみに僕は仕事のメールは得意先ごとに分けています。
処理済みのメールだけフォルダに移す理由
処理が済んだメールを手動でそれぞれのフォルダに移すことによって、「受信フォルダ」には必ず未処理のメールだけが残る状態になります。この方法ならば処理忘れ、見逃しを防ぐことができますし、あとどれだけ処理すべきメールがあるかが一発でわかります。たくさんあった受信ボックスのメールが、処理するごとにモリモリ減っていくのは意外に快感です。最終的に受信フォルダのメールがゼロになった時の達成感はクセになりますよ(笑)
すごく単純ですが、いろいろ試した結果、僕はこれが最もシンプルで効率的なメール整理方法だと思います。ご参考までにご紹介しました。
