分かりやすい文章を書きたくて、最近意識していること４つ

f:id:yohsuke517:20220406223957p:plain — こういう画像はだいたいパワポで作る

僕が文章力について勉強している中、これはいいと思ったことを抜粋したものを紹介する。

文章力を学ぶ

春の人事異動で担当が増え、とても忙しくなった。
担当する得意先も忙しい人が多く、電話よりもメールでのやり取りが多い。
特に忙しい人は、メールも日に100や200は当たり前に来るらしい。
そんな相手にわかりにくいメールを送っても読まれない。

プライベートでも、年末あたりからブログの更新頻度を上げた。
続けていくうちに少しずつだけどアクセス数が増えている。
せっかく書くのだから、もっとたくさんの人に読んでもらいたい。

そこで僕は最近、文章について独学ながら勉強し始めた。

わかりやすい文章を書くために

１．一文は短く書く。

＜悪い例＞
人は、ダラダラ長い文章を時間をかけて読もうとはしないため、読みやすくするために一文を短く書くようにすればいいが、あまり短くしすぎても文章が細切れになってしまうので説明したいことを一文の中で一つ表現できる適当な長さに区切って書くことが重要で、そうすれば全体的に意味が分かりやすくなる。

＜改善例＞
人は、長い文章を時間をかけて読もうとは思わない。
一文を短く書くだけで読みやすくなる。
しかし短すぎるのも良くない。
一文で一つのことを説明できる長さにすること。
それだけで全体的に分かりやすい文章になる。

２．結論から書く

特に仕事のメールで気を付けているのは、結論を先に書くということ。
新規で送るメールでは、メールを送った目的を最初に書く。
次に、その理由を書く。

例）○○の今月の売上実績の金額を教えてください。
　　△△の資料に載せる進捗表の作成に必要です。

そして、相手から質問された場合は、回答から書く。
その回答について補足したいことがあれば、続けて書く。

例）
○○様
いつも大変お世話になっております。

質問いただいた件、○○の××は△△です。
なぜなら、◆◆が□□であるためです。

３．箇条書きを使う

何工程もある手順を説明したり、複数の依頼をする場合は箇条書きを使う。

＜悪い例＞
売上進捗表を作成する方法についてご説明いたします。
まず共有サーバーのAというフォルダにあるBを開き、C～Eまでのデータを更新してください。次に同じフォルダにあるFというExcelファイルがありますのでGというシートの○○～△△までの数字を先ほどのファイルBにある売上実績データからコピペして更新してください。そうするとHシートに必要なデータが計算されますので、その数値を使用してください。