なぜ伝わらないの？説明下手にならないための4つのコツ
3月から営業担当が増えて、社内の人とのコミュニケーションの機会も以前に比べて格段に増えた。
そこで気づいた、というより以前から気になっていたことがある。
それは、説明下手な人の多さ。
伝わらない説明
今日も実際、事務所内で以下のようなやり取りがあった。
僕は直接かかわっていないが、いい例なので紹介する。
Aさん「注文が予定の２倍来ちゃったんですけど」
B課長「えっ、何の話？」
Aさん「○○社に納品する件です」
B課長「製品は何？」
Aさん「△△です。出荷していいですか？」
B課長「いや、そもそも何ケース注文もらう予定だったの？」
Aさん「増やすって全然聞いてなかったんですよ」
B課長「いや、だから何ケース？」
Aさん「100ケースです」
B課長「えームリだよ。今週末まで在庫無いよ？」
Aさん「えっ、出荷は再来週ですよ？」
B課長「最初に言えよ。ならCさんに在庫確認して。」Aさん「Cさん、△△大丈夫ですか？」
Cさん「えっ、何の話？？」・・・以下同じようなやり取り。
Aさんは普段からこんな調子で、何を言っているのかわからないことが多い。
いちいち聞き返さないといけないので無駄な時間も増える。
どうしてこんなことが起こるんだろうか。
説明下手の特長
思うに、このような話し方の人は自分の頭の中で考えていたことの続きから口に出すことが多い。
極端な言い方をすると、自分と他人の脳みその区別がついていない。
「自分が考えていることは相手も当然わかっている」という前提で話をする。
程度の大小はあれ、これをしてしまう人が結構多い。
僕もおそらく気づかないうちにやっていると思う。
分かりやすい説明のツボ
相手にわかりやすい説明をするためには次の４つをしっかり押さえる。
１．相手の視点に立って考える。
「自分と相手の脳みそは違う」ということを意識する。
相手が知っていること、知らないことをよく考えて説明する。
どこから説明すれば理解してくれるか、どこまで説明が必要かを考える。
２．主題・全体像から話す
相手が忙しいほど「これから何について話すのか」を最初にしっかりと宣言する。
話す内容は全体像からはじめ、徐々に細かい内容を説明する。
３．過不足なく、シンプルに話す。
必要な情報を、必要な順序で話す。
説明は多すぎても少なすぎても伝わらない。
話が前後してゴチャゴチャにならないよう落ち着いて順を追って話す。
４．聞かれたことは結論から話す。
「はい」か「いいえ」でこたえられる質問はまず答える。
そのあとに理由を説明する。
「それは○○です。なぜなら～」といった順序がいい。
ダラダラ話した挙句、聞いてもいないことを答えられるとストレスのもとになる。
上記4つの要点を押さえるだけで、だいぶ聞きやすい説明になるはず。
