【Excel】前任から引き継いだ半日仕事の会議資料の作成を2分に短縮することに成功。
3月、定期人事異動で我が部の次長が九州に行ってしまわれた。
そのせいで部長の会議資料を作る役を振られてしまった。
引継ぎで渡されたExcelファイル10数個が収められた【部長会議資料】なるフォルダ。
次長曰く、作るのに半日はかかるとのこと。
しかも毎月。
社内会議資料の作成が死ぬほど嫌いな僕。
さっそく課長に泣きついた。
「そもそもこんなもんいるんか？あ？」をかなりオブラートに包んで伝えた。
課長は言った。
「気持ちはわかるけど、ごめん、作って。」
OK、方針転換だ。
ただでさえ人員が減らされて営業の仕事が増えたのに
こんなものに時間をかけてられない。
営業歴10数年の僕だ。こんなことは何度も経験してきた。
最初にやるべきはこの資料の用途について詳しく聞くことだ。
目的によっては戦い方が大きく変わる。
話を聞いたところ、用途が判明した。
端的に言うと、
部長が会議で数字を確認するため紙の資料として使う。
なるほど、最終形態が印刷ならファイル自体はいくらでも魔改造できる。
おそるおそるファイルを一つずつ確認する。
各ファイルにシートは一つずつ。
月別だったり四半期ごとだったり、ファイルによっては半期ごとだったり。
製品カテゴリ、さらにその下のサブカテゴリごとに売り上げ数、金額、粗利額が
予算比だったり昨年比だったりいろいろ集計されている。
SUM関数以外使われていないのを見ると、前任者はこれ全部手打ちしたのか。。。
最初は訳が分からなくて頭がクラクラしていたけど、
ぼんやり見ていて気が付いた。
これ全部、基幹システムから引っこ抜いた同じデータ使ってる！
前任者はファイルごとに同じデータをあれこれ何度も加工して、１つ１つ手入力していた。
ファイルごとにちょっとずつ集計の仕方が違っている程度。
どのファイルもやっていることはほぼ同じ。
じゃあ、こうすればいい。
ファイルが分かれている必然性もないし、そもそも作業しづらいので資料を1つのファイルにまとめる。
それぞれのシートの表はゴリッゴリにセル結合されているので表の加工自体は諦めて、レイアウトはそのまま使うことにする。
あとは基幹システムから引っこ抜いたデータを「元データ」シートに貼り付ける。
特殊なカテゴライズに対応するために100品近くの製品の分類マスタを作る。
PowerQueryのマージを使うなんて回りくどいことはしない。
元データをA列からG列に貼り付けるだけなのだから、H列にVLOOKUP関数で飛ばしてやればいい。
立派なプチデータベースの完成。
あとはひたすら各シートの項目に応じてSUMIFS関数で集計するだけ。
各シートが何をどう集計すればいいのかを調べるのに0.5時間。
マスタとプチデータベースを作って集計用の計算式を入れるのに1.5時間。
合計2時間。
最終的に作業はこうなった。
基幹システムからデータをダウンロードするのに1分。
元データシートに貼り付けてチェックするのに1分。
合計2分。
使った関数はSUM、VLOOKUP、SUMIFSの3種類のみ。
今月分は週明けまでに作成してくれと言われた。
とうに終わっているし、来月以降は2分で終わる。
でも早く出し過ぎると、もっとわけわからん資料の魔改造を頼まれる可能性があるので、何食わぬ顔で週末にそっと提出しよう。
Excelを「マス目を作るソフト」としか考えていないと、こういうことが良く起こる。
表計算ソフトとしてきちんと使うのって、ほんと大事。
