仕事のメールは箇条書きで簡潔に書く

今やいろいろな仕事で必須のメール。私も仕事で多用します。

日に何十通から人によっては何百通もやり取りしますが、それだけたくさんの数をやり取りする人がメールを開いた瞬間、長文がずらっと出てきたらもうそれだけでうんざりしますよね？

みな忙しい中で時間を割いてメールを見るのだから、内容は簡潔で分かりやすいに越したことはありません。私は営業職なのでよく得意先の人と話するのですが、やはり毎日大量に送られてくるメールに時間を取られることが悩みの一つのようです。

そこで私は、メールを出す際はできるだけわかりやすく、無駄を省いた箇条書きで送るようにしています。例えば下の一文。

Subject：先日ご相談いただいた納期の変更について

○○様
いつも大変お世話になっております。

先日ご相談いただいた当社製品の納期変更についてご連絡いたします。あの後社内で打ち合わせを実施し、○月○日納品分を△月△日に早められないか確認したところ、やはり直近で製造している工場のスケジュールが詰まっており、通常の手順では難しいという結論に至りました。何かほかに方法がないかと模索したところ、○○エリアにある在庫をまわすことで対応できることが判明いたしました。しかしその場合、大変申し訳ないのですが前回納品した製品の使用期限が○年○月であるのに対し、〇〇エリアにある在庫の使用期限は□年□日と、若干ですが期限が短いものとなっております。この点についてご了承いただける場合、△月△日に納品いたします。なお、通常であれば納品日の3日前にご発注データをいただければご希望日に納品可能なのですが、〇〇エリアは遠方のため通常のご発注ではリードタイムが足りず、納品日の5日前までに発注データをいただく必要がございます。
ご希望通りにいかず誠に申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

上の文章はわざと少しクド目にダラダラと書きましたが、1日にこのメール1通しか来ない人であれば、読めば内容はわかりますよね。しかし今回の相手は1日に100通以上もメールがくる多忙な人。上の文章をじっくり読んでいる暇もなさそうです。そこで、このメールをもっとわかりやすく簡潔に書いてみたのが下の文章です。

Subject：先日ご相談いただいた納期の変更について

〇〇様
いつも大変お世話になっております。

掲題の件、再度社内で確認を取った結果について、下記の通りご連絡申し上げます。

・やはり工場稼働が詰まっており、通常の手順では△月△日納品はできませんでした。
・しかし、○○エリアに在庫があるため、そちらを使用すれば可能です。
・その場合、使用期限が□月□日（前回納品分が○月○日）とやや古い在庫となります。
・その点ご了承いただける場合、出荷地が遠方のため通常より＋2日の5日前のご発注が必要です。

以上、100％ご希望通りにはならず申し訳ござませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

どうでしょうか。
多忙な人がざっくり読んでもわかりやすくするために要点を箇条書きでまとめました。

注意すべきは、あまり関係が深くない or ほぼ初対面の人あてにいきなり箇条書きで送るとなんだか不愛想だと受け取られかねず、逆に相手の心証を悪くする可能性もあります。この書き方をする場合は、相手との関係性について考えたうえで使用することが望ましいです。

相手の立場に立って物事を行うというのはなかなか難しいものです。メールの本質は「相手に情報を伝える」ということ。そこに礼儀を加えて1通のメールを作るのが本来の目的です。その本質を見誤ってしまい、礼儀たっぷりだけど情報が伝わりにくいメールを送るというのは、逆に礼儀を欠いた行動になってしまいます。

メールの内容にもよりますが、僕は可能な限りシンプルに、相手に情報を伝える８：礼儀２くらいの割合でメールを書くことを心がけています。ブログももっとわかりやすく、シンプルに書けるようになりたいものです。