Hello! Mr.Simplism

やっぱりシンプルが一番。複雑すぎる世の中をシンプルに生きるためのアイディアを綴る。

複雑すぎる世の中をシンプルに生きる、僕のアイディア

やることをシンプルにするためには、まずゴールを決めよう ~忙しくて仕事が回らない時こそ取るべき方法~

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仕事、家事、その他いろいろ・・・やることが多すぎて何から手を付けていいのか分からずパニックになる前に、まずは落ち着いて1つ1つゴールを設定しよう。

仕事でも家事でも、「どこまでやるか」を決めずに取り掛かると、たいていの場合はうまくいかない。誰しもそんな経験があると思う。
何かの漫画(ハンターハンターだっけ?)で読んだけど、何キロ走るかも知らされないままジョギングをさせられるのは、知らされている時よりもずっとキツい。

「あと何キロ残っているんだろう?」
「もしかしてまだ半分も来ていないのでは・・・」
「ペース配分はこれであってるんだろうか」

ただでさえキツイのにあれこれ考えてしまってペース配分もままならず、身も心もヘトヘトになってしまう。

これは仕事や家事でも同じで、「どこまでやるか」を決めるのはとても大切。まずはやるべきことができたら、僕はすぐには取り掛からずに次の順序でやるべきことを洗い出す。

  1. 仕事の依頼があった
  2. どこまでやれば完了かを考える
  3. 同時に、やらなくていい事も考える
  4. 「自分でやること」「人に頼めること」に分けてリストアップする
  5. 現時点で「人に頼めること」をさっさと依頼する
  6. リストアップした「自分ででやること」に取り掛かる
  7. 「人に頼めること」と「自分でやること」を合体させる
  8. 修正を加えて完成させる


例として、得意先から新製品のプレゼン依頼が来たとする。

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まずはゴールを設定するが、今回は得意先への新製品の提案書と見積もりを作ればいいので「見積もりとPowerPoint資料5枚を作成する」をゴールに設定する。そのためにやるべきことは、課長と価格について打ち合わせをし、それを元に見積もり書を作成する。パワポ資料には市場データや高画質の製品画像、販促物画像を載せたいが手元に無いため、関係部署にもらう必要がある。さらに当日、プレゼン時に試作品を提示したいので、工場にサンプルを依頼する必要がある。実際の製造計画については取引が決まってから考えればいい。

 

順序としては

  1. 関係部署に資料の提出依頼をして、後輩Aさんにサンプル依頼をする
  2. 課長と打ち合わせをして、価格を決定する
  3. 見積書を作成する
  4. 自分でできる範囲のパワポ資料の作成を進める
  5. 依頼した資料が来たらパワポに組み込み
  6. 修正、完成

となる。

ゴールとやることを書き出すことで「どこまでやればいいか」「なにをすれば」良いかが見えると同時に、段取りを考えることができるようになり仕事がスムーズに進む。

ゴールもやることも考えずにとりあえず仕事に取り掛かってしまうと、締切ギリギリになって「市場データが無かった!」とか「サンプル作ってもらってない!」とか「製造計画作っちゃったけど、まだ決定してないから不要じゃん!」とか、仕事の漏れや余計な作業の増加につながってしまう。常にいくつもの仕事を同時に抱えている多忙な人ほど、この作業はとても重要な意味を持つ。

これは仕事だけでなく、家事をメインにやっている人でも使える方法だと思う。

  • 「洗濯機を回している間に買い物に行く」
  • 「不在連絡票が入っていた、どうしても今日中に欲しい荷物を18時~19時に届けるよう連絡する」
  • 「家庭訪問があるので、とりあえずリビングの荷物を寝室に押し込む」

僕は家事メインではないので、ふんわりとした例しか思いつかないが、他にもいろいろあると思う。

忙しくてそんなことをしている暇がない!という人ほど、「ゴールを決める」「やることをリストアップ」「段取りを組む」という3つのステップを、まずは落ち着いて考えてみることをお勧めする。

 

仕事の9割は「段取り」で決まる!

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