収納のないデスクで快適に仕事をするための僕なりの工夫 その２

昨年1月に転勤となり、やって来た新しいオフィスの机には引き出しがなく溢れかえる書類に悪戦苦闘…。今回はその解説編です。

simplism.hatenablog.com

物を減らすのは得意じゃないか！

自分でいうのもなんですが、僕は物を減らすのは得意な方です。このブログをやっていて、本当によかったと思います。物を置くスペースがないのなら、物を減らしてやればいいだけです。手始めに前任から引き継いだ書類からいるんだかいらないんだか分からないファイルの整理から始めました。古すぎて使えない書類やマニュアルは全て廃棄！新しくても必要か判断できない物は片っ端からスキャンしてPDFにしたあとは廃棄！必要な書類でもA4片面印刷の物は2アップ(2枚を縮小して1枚にまとめること)にして、さらに両面印刷にして原本は廃棄！

引き継いだファイル群、合計8冊＋バラバラの書類多数がファイル2冊にまとまった時は感動すら覚えました。

机の上もシンプル化！

机の下に山積みだったファイル(しかもほとんどゴミ)が片付いたので、今度は机の上です。引き出しがないせいで小物類が全く片付かないので、最低限の筆記具とグリップ、ハサミとのりを入れられるペンスタンドを100均で購入。続いてA4サイズの2リングファイルを一冊とそれに入れられる2穴のクリアファイルを購入(もちろん経費で落としました)。やりかけの仕事、印鑑待ちの契約書、製品カタログ、使用頻度が特に多い書類とメモ用のA4ペーパーを全てこの1冊にまとめました。

お陰で机の上にはペンたて、付箋入れ、リングファイル1冊、パソコンとマウス、電卓兼テンキー、手帳とノートだけになりました。これだけでもとても快適！

現在の僕のデスク回りです。だいぶすっきりしました。

特に書類をまとめるA4の2リングファイルは買って大正解でした。日々机の上に置かれる書類(主に提出物)はたいていA4用紙1枚の単発の仕事で、ほっとくと紛失の危機満載の代物です。そういうものが僕の机に置かれたらまず、すぐにやるものはさっさと片付けて提出、後でやるものはリングファイルに挟んでしまいます。

リヒトラブ リングファイル<ツイストリング> A4 2穴 ネイビー F7540-11

次に、パンチで穴を開けられない書類、しかもやりかけの仕事に関しては案件別にクリアファイルに入れてリングファイルに綴じます。そうすることで、やりかけの案件は全てこのリングファイルに収まった状態になるため、紛失する心配もないし、残りの案件が一目瞭然です。「必ずここにある」という状態にするのは整理整頓の基本の「き」です。

お陰で急な打ち合わせが入ったときも、書類を探す手間が省け、このリングファイルをそのまま持ち運ぶだけで準備はOK！我ながら素晴らしい整理術だと思いました。

あとはひたすらその作業の繰り返しです。やりかけはリングファイルに、完了した案件は必要なら別のファイルに保管、もしくはスキャンしてパソコンに保存、要らないものは即廃棄！お陰でデスク回りの整理整頓になり、書類を探す手間も激減しました。

場所を制限されているからこそ、引き出しが合った前のオフィスにいる頃よりも整理整頓ができるようになったと思います。とはいえ、やっぱりまだ引き出しが欲しいなぁ…。