Hello! Mr.Simplism

やっぱりシンプルが一番。複雑すぎる世の中をシンプルに生きるためのアイディアを綴る。

複雑すぎる世の中をシンプルに生きる、僕のアイディア

シンプルだけど便利!Androidスマホのホーム画面に会社のメールアドレスのショートカットを置いて最強のリマインダーにする方法(Gmail編)

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以前、会社のメールを完了、未完に分けて管理する方法をご紹介しましたが、今回はその方法とスマホのメールを組み合わせてシンプルかつ使い勝手のいいリマインダーにする方法をご紹介します。

まず、メールの管理方法については過去の記事を見ていただければ分かりますが、ざっくりと説明すると、受信したメールは全て受信トレイに集め、完了したメールのみ完了フォルダなり自分が後で見返し易くなるように分類したフォルダに移していくという方法です。

simplism.hatenablog.com

そうすることで常に受信トレイには未完了の案件のみが残るため、漏れを防いで、あとどれだけ案件が残っているかを把握しやすくなります。今回はそれにスマホのメールを組み合わせて、さらに仕事の漏れを防ぐ方法をご紹介します。

特に外出中に電話で用事を頼まれたり、やることを思い付いた場合、すぐにメモをしないと忘れてしまいます。とはいえ、外出中に急に手帳を開くのが難しかったり、メモに書き留めたけどそのメモをなくしたり見るのを忘れてしまい、結局仕事に漏れが生じてしまったという経験をした方も少なくないと思います。

そこで、最近は誰でも持っているスマホのメールを活用します。私は普段Androidスマホを使っているため、今回はAndroidスマホを使っている人向けの記事です。iPhoneの方はスミマセン…。

Androidスマホを使っている人はおそらく、もれなくGmailを使っていると思います。このGmailから自分の会社のアドレスに用件をメールして、やることを受信トレイで管理すれば忘れることも、どこに用件を書いたか分からなくなることもありません。

ただ、Android標準のGmailアプリには特定のアドレスにメールするショートカットというものがありません。わざわざGmailアプリを起動して自分の会社のアドレスを入力して用件を入力して…なんて面倒ですよね。

そこで下記のアプリをGoogleプレイストアからインストールします。もちろん無料です。

play.google.com

この「Shortcut Customizer」というアプリはいろいろなショートカットを細かく設定でき、特定のアドレスにメールを送るショートカットも作成可能です。

使い方は簡単です。と、その前に自分の会社のアドレスを連絡先に登録するのを忘れないで下さい。アプリを起動したら「メール」を選択します。

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連絡先検索が開くので、自分の会社のアドレスを選んで「ショートカットを作る」を押せば完了です。

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アイコンの細かい設定などもできますが、そこはご自由に。

あとはホーム画面の使いやすい位置にショートカットを配置すれば、いつでも素早く目的のアドレスが挿入されたメール作成画面が表示されます。

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(ただ、メールアプリが2つ以上インストールされている場合は、メールアプリの選択が必要です)

ここまでできればあとは思い付いたこと、急な案件を要点をまとめて書いて送信するだけです。

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会社に帰ってメールを受信すれば、通常のメールと一緒に自分が送った「やることメール」も同じ受信トレイで管理できてとても便利ですよ。それを通常のメール同様、終わった案件から他のフォルダに移動すれば漏れもなく、全体の進捗管理も一目瞭然です。この方法はホントにオススメですよ。