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Hello! Mr.Simplism

やっぱりシンプルが一番。複雑すぎる世の中をシンプルに生きるためのアイディアを綴る。

複雑すぎる世の中をシンプルに生きる、僕のアイディア

Excelの表をシンプルで見やすくする簡単な方法

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EXCELで表を作って資料や見積書をつくる時に大事なポイントは「見やすい事」。内容がしっかりしているのは言うまでもないけど、どうせなら見やすくすっきりとした表にすることで相手によりよく理解してもらえると思う。今回は、僕なりの「見やすい表の作り方のポイントをまとめてみた。

 まず初めに、ダメな例を見てみよう

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どうだろう。みんなもこんな表を作ってしまっていないだろうか。僕も毎日結構な数のExcelファイルを仕事で扱っているが、同僚や取引先からこんな感じで表を送られてくるとウンザリする。上の表程度ならまだ項目も少ないので何とか我慢できるが、もっとたくさんの項目を使った表をこんな感じで作られると、もうちょっと見るのも嫌なレベル。改善点は以下の通り。

・フォントを変える

・罫線を使うとき、余計な縦線はつかなわい

・項目名とその下の数値の揃えを統一する

・数値は,(カンマ)を使って見やすくする

・余計な色付けをなくす

・周りの使っていないセルの枠線を消す

 

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どうだろう?数値や並びは一切変えず、ちょっと手を入れただけで格段にシンプルで見やすくなった。(「数量」と「金額」の間に1列足したけど…。)

まず、フォントはWindowsに最初から入っている「メイリオ」に変え、「前年実績」などの項目と数値の揃えを「右揃え」で統一する。

次に、以下の画像のように「その他の罫線」を選択する。

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そして、罫線の色を「薄いグレー」の「点線」に変え、横線のみ罫線を入れるようにする

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そしてついでに、使っていない周りのセルの枠線も消してしまおう。上のタブの「表示」を選び、「枠線」のチェックを外すだけで簡単に消せる。Excelファイルを誰かに渡すときはこの設定にしてあげた方がいい。その方が必要なデータが入っているセルとそうでないセルが区別しやすいし、何よりすっきりとまとまった印象を与えられる。

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これで完成。自分一人で使うファイルであればデザイン無視で好きなようにやればいいが、他の人に渡すファイルに関しては、データの正確性+見やすさまで考えて作ってあげると、もらった相手の労力もずいぶん軽減されるので、オススメ。

よくEXCELというと関数やマクロに目が行きがちで、そういう技術面にはまっちゃった人ほど相手が見やすいかを二の次にしたファイルを作りがち。仕事は一人でやるもんじゃなくて、いろいろな人が関わっていくのだから、こういうファイル一つにとっても気配りが必要なんじゃないかと思う。ちなみにこの方法「外資系投資銀行のエクセル仕事術---数字力が一気に高まる基本スキル」という本を読んで参考にした。この本は、いままで僕が読んだEXCEL系の本の中で一番役に立ったものだと思う。Excelの基本についてではなく、「どうしたら見やすいか」「どうしたら計算ミスがなくなるか」などについて実践的に書かれている本なので、ぜひ読んでみてほしい。